¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es el documento con el que le reportas a la DIAN, de forma digital, todos los pagos que le haces a tus empleados: sueldos, horas extras, bonificaciones, deducciones y aportes a seguridad social. En otras palabras, es la versión moderna y obligatoria del comprobante de pago de nómina.
No es un impuesto nuevo ni un trámite adicional que debas hacer "aparte": es información que ya generas cada mes y que ahora debe quedar registrada ante la DIAN con un código único llamado CUNE.
¿Quién debe presentarla?
En términos generales, debe generar nómina electrónica toda persona o empresa que tenga empleados y que use esos pagos como costo o deducción en su declaración de renta. Si tienes trabajadores vinculados por contrato laboral, esto te aplica.
Cumplir a tiempo evita rechazos de costos y posibles sanciones. Mejor automatizarlo que dejarlo para última hora.
Lo que normalmente complica a las empresas
- Calcular correctamente horas extras, recargos nocturnos y dominicales.
- Provisionar cesantías, intereses, prima y vacaciones mes a mes.
- Liquidar seguridad social (PILA) con los porcentajes vigentes.
- Generar el archivo XML con la estructura exacta que exige la DIAN.
- No equivocarse con los ajustes y las notas cuando algo cambia.
Cómo lo resuelve ERPSolution
Con nuestro módulo de nómina todo esto ocurre solo:
- Liquidación automática: registras al empleado, sus novedades (vacaciones, incapacidades, extras) y el sistema calcula sueldo, prestaciones y aportes según la ley colombiana.
- Cálculo de extras desde el control de asistencia: si usas el reloj de marcación facial, las horas extra se detectan y se incorporan a la nómina sin digitarlas.
- Seguridad social (PILA): generamos el consolidado listo para tu operador.
- Transmisión a la DIAN: creamos y enviamos el documento soporte de pago de nómina electrónica, con su CUNE, además de notas de ajuste cuando se necesiten.
- Comprobante para el empleado: una colilla de pago clara y lista para imprimir o enviar.
En resumen
La nómina electrónica llegó para quedarse, pero no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con la herramienta adecuada, pasas de pelear con hojas de cálculo a tener todo calculado, provisionado y reportado en minutos.
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